Поставлення апостиля та легалізація документів

Днями Дружківська державна податкова інспекція ГУ ДПС у Донецькій області провела сеанс телефонного зв’язку «гаряча лінія» з питань «Поставлення апостиля та легалізація документів». На питання, що надійшли під час заходу відповідала головний державний інспектор Дружківської державної податкової інспекції Вікторія Глушко.

Пропонуємо вашій увазі питання, які обговорювались під час спілкування з платниками податків.

Які є способи легалізації документів в Ураїні?

Легалізація документа — це здійснення низки визначених формальних процедур для надання документу юридичної сили на території іншої держави. Кінцевою метою процедури легалізації документа, виданого на території однієї держави, є можливість його подання в офіційні органи іншої держави.

На території України доступні два способи легалізації документів: консульська легалізація та апостиль.

Апостиль – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав-учасниць Гаазької конвенції про скасування вимог консульської легалізації іноземних офіційних документів. Україна підписала даний документ у 2003 році.

Консульська легалізація – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів, які були видані в країнах, що не підписали Гаазьку конвенцію про скасування консульської легалізації..

Коли не потрібно легалізувати документи?

Існує ряд країн, з якими Україна має відповідні дво- або багатосторонні договори про спільне визнання документів. Легалізувати документи видані в цих державах не потрібно. Досить нотаріального засвідчення перекладу документа на українську мову, якщо інше не передбачено в угоді. До цих країн відносяться Молдова, Узбекистан, Грузія, Угорщина тощо.

Який пакет документів, необхідний для проставляння апостиля?

Проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються ДПС та її територіальними органами, здійснюється Державною податковою службою України відповідно до Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом МЗС, МВС, МОН, Мінфіну, Мін’юсту від 17 березня 2023 року № 125/209/293/139/999/5 та зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 21.03.2023 року за № 478/39534.  Для проставлення апостиля до ДПС необхідно надати:

оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його засвідчену в установленому порядку копію;

документ про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, чи його копію, засвідчену в установленому порядку;

заяву від особи, яка подає такі документи

З метою отримання послуги з проставлення апостиля документи подаються в установленому законом порядку до Державної податкової служби України за адресою: Львівська площа, 8, м. Київ, 04053. Пакет документів можна надіслати  поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення.

Яка інформація зазначається у заяві про проставлення апостиля, що подається до ДПС?

У заяві обов’язково повинні бути зазначені ім՚я та прізвище заявника, його місце проживання, контактний телефон, документ, що посвідчує особу; назва документу для проставлення апостиля; назва країни, в якій буде використовуватися документ; згода на обробку персональних даних заявника; поштова адреса; дата, особистий підпис та власне ім’я та прізвище заявника.

У разі подачі пакету документів представником додається довіреність, видана належним чином, із зазначенням повноважень представника.

Рекомендовані форми заяв про проставлення апостиля в Державній податковій службі України на офіційних документах, розміщені на вебпорталі ДПС за наступною ланкою: Головна/Діяльність/Апостиль/Форми Заяв про проставлення апостиля в Державній податковій службі України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав для фізичних та юридичних осіб.

Яка вартість послуги та термін проставлення апостиля?

Відповідно до наказу Міністерства фінансів України від 01.02.2023 № 54 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03.03.2023 за № 395/39451, встановлено плату за надання послуги із проставлення апостиля на документах, що видаються ДПС та її територіальними органами і призначені для використання на території інших держав, у розмірі трьох неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (на сьогодні – 51 грн).

Від унесення плати звільняються особи з інвалідністю 1-ої і 2-ої груп, особи з інвалідністю внаслідок Другої світової війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставляння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.

Рахунок для зарахування плати за надання послуг з проставлення апостиля ДПС:

Отримувач: ГУК у м. Києві/Шевченківський р-н/22012500

Код за ЄДРПОУ: 37993783

Рахунок отримувача: UA918999980334109879031026011

Банк отримувача: Казначейство України (ел.адм.подат.)

Призначення платежу: за надання послуги з проставлення апостиля.

Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються ДПС у строк до 20 робочих днів з дня отримання ДПС заяви та документів, необхідних для отримання послуги з проставлення апостиля.

Яким чином платник, який знаходиться за кордоном може подати документи для проставлення апостилю на документах?

У цьому випадку заява про проставлення апостиля в ДПС України надсилається поштою за адресою Львівська площа, 8, м. Київ, 04053. У Заяві платник, має визначити особу, якій буде надіслано документ засобами поштового зв’язку АТ «Укрпошта», тому що документ з проставленим апостилем надсилається в межах території України.