Касовий аппарат: РРО чи ПРРО, який обрати підприємцю в 2025 році за групами оподаткування

Головне управління ДПС у Донецькій області, опубліковано 16 жовтня 2025 о 10:42 Розділ: Місцеві новини

      Підприємці, які тільки починають господарську діяльність, дізнаються про необхідність використання касового апарата. Розглянемо, кому обов’язково потрібен реєстратор розрахункових операцій, який обрати: звичайний апаратний або програмний? Відповідь на це питання залежить від: виду діяльності , групи оподаткування, способу приймання оплат. Чи є винятки та коли можна працювати без РРО/ПРРО.

РРО і ПРРО: особливості

Реєстратор розрахункових операцій

РРО (реєстратор розрахункових операцій) — це класичний касовий апарат, який працює автономно або з підключенням до центральної бази даних. Він дозволяє друкувати лише паперові чеки для клієнтів. Такі пристрої мають обмежений ресурс експлуатації, потребують регулярного технічного обслуговування та періодичного ремонту.

Програмний РРО

       Закон України про касові апарати дозволяє використовувати програмні реєстратори розрахункових операцій (ПРРО) нарівні з традиційними касовими апаратами. Вони стають все більш популярними серед підприємців багатьох сфер діяльності завдяки нижчій вартості, простоті впровадження та зручності у використанні.
       Учасники телефонної розмови отримали відповіді на питання. До Вашої уваги окремі питання та відповіді до них, що обговорювались під час заходу. 

Питання: Кому з ФОП потрібен РРО/ПРРО в 2025 році?

Вимоги щодо застосування РРО або ПРРО для ФОП залежать від виду діяльності, групи оподаткування та способу розрахунків. 

Відповідь: 

РРО та ПРРО для платників єдиного податку 1 групи

Підприємці, які працюють на 1 групі єдиного податку (ЄП) у 2025 році  мають право не використовувати РРО чи ПРРО. Це передбачено пунктом 296.10 Податкового кодексу України.

Важливо, що це правило діє незалежно від способу прийому платежів — навіть якщо розрахунок здійснюється готівкою. Таким чином, ФОП 1 групи можуть працювати без касового апарата, не порушуючи законодавство.

РРО та ПРРО для ФОП 2 групи: коли обов’язкові?

ПРРО або РРО для ФОП 2 групи є обов’язковими при здійсненні розрахункових операцій незалежно від виду діяльності та розміру доходу. Це вимога закону статті 2 Закону України «Про РРО».

       Розрахункова операція — це отримання від покупця готівки, платіжної картки чи чеку, тощо за місцем реалізації товарів (послуг), видача готівкових коштів за повернутий покупцем товар (ненадану послугу)

У деяких випадках застосування касовий апарат для ФОП 2 групи не є обов’язковим, наприклад:

-         якщо підприємець приймає оплату за дистанційні послуги (онлайн-курси, консультації) з дистанційною оплатою від клієнта;

-         якщо оплата здійснюється через Укрпошту;

-         клієнт переказує кошти напряму на IBAN рахунок продавця (безпосередньо з банку на банк продавця).

РРО та ПРРО для ФОП 3 групи

ФОП на 3 групі зобов’язані видавати фіскальні чеки у таких випадках:

-         якщо товари або послуги надаються під час особистого контакту з клієнтом (наприклад, масаж, манікюр, роздрібна торгівля тощо);

при прийомі оплат готівкою або через POS-термінал;

-         при інтернет – торгівлі.

Якщо послуги надаються дистанційно, а оплата здійснюється онлайн (наприклад, курси, консультації), використання РРО чи ПРРО не є обов’язковим.

Тобто, якщо підприємець отримує оплату за послуги через платформи пошуку роботи, застосовувати РРО не потрібно. Однак, якщо він, наприклад, надає масажні послуги та приймає оплату готівкою або через картку, використання РРО є обов’язковим.

РРО та ПРРО для ФОП 4 групи

Згідно з чинним законодавством, ФОП 4-ї групи не зобов’язані використовувати РРО чи ПРРО, якщо їхня діяльність не передбачає розрахункових операцій. Це означає, що у разі отримання оплати виключно безготівковим способом — через банківські перекази на розрахунковий рахунок — касовий апарат не обов’язковий.

Однак, якщо підприємець приймає готівку або здійснює розрахунки через платіжні картки, використання РРО чи ПРРО стає обов’язковою вимогою.

РРО та ПРРО для ФОП на загальній системі оподаткування

ФОПи, котрі працюють на загальній системі оподаткування, зобов’язані використовувати РРО або ПРРО без виключень. Тобто у всіх випадках, коли здійснюються розрахункові операції. Жодних винятків для таких підприємців не передбачено.

Питання: Кому не потрібно використовувати РРО/ПРРО?

Відповідь: Фізичні особи-підприємці, які ведуть діяльність на територіях, де тривають бойові дії, та не здійснюють продаж підакцизних товарів, можуть не застосовувати РРО/ПРРО. Для цього необхідно подати форму 20-ОПП і мати зареєстрований об’єкт оподаткування в такій зоні. У цьому випадку податкова не накладатиме штрафи за невидачу фіскальних чеків.

ФОПи 2, 3 та 4 групи, що ведуть торгівлю в сільській місцевості, при цьому:

-         річний дохід одного торговельного об’єкта не перевищує 1,09 млн грн.;

-         торгівля ведеться окремо від об’єктів, що продають підакцизні товари;

-         відсутня дистанційна торгівля;

-         місцева рада не ухвалила рішення про обов’язкове використання РРО.

Бізнес, що здійснює специфічні види продажів:

-         продаж води, молока, квасу, олії, живої риби з автоцистерн, бочок;

-         реалізація страв і безалкогольних напоїв у їдальнях і буфетах навчальних закладів;

-         продаж проїзних квитків, перевізних документів, білетів державних лотерей;

-         торгівля у складах, місцях зберігання товарів та оптовій торгівлі за відсутності готівкових розрахунків;

-         розрахунки за послуги виключно через банківські системи дистанційного обслуговування та сервіси переказу коштів.

Питання: Який касовий апарат вибрати підприємцеві?

Відповідь: При виборі касового апарата важливо враховувати його вартість. Виробники пропонують рішення для різних сфер діяльності, з урахуванням специфіки бізнесу та його потреб, тому ціни можуть суттєво відрізнятися.

Програмний РРО (ПРРО) зазвичай є більш доступним варіантом порівняно з класичним касовим апаратом. Він не потребує витрат на технічне обслуговування та витратні матеріали, а оновлення програмного забезпечення відбувається автоматично. Вартість такого рішення визначається лише тарифами провайдера. ПРРО «Вчасно. Каса» інтегрується з понад 70 популярними системами, що робить його універсальним для будь-якої галузі. Його можна підключити до різних платіжних терміналів, а користуватися системою зручно через веб-кабінет, мобільний застосунок або девайс-менеджер.

Наприкінці зустрічі інспекторка порекомендувала учасникам для зручного та швидкого листування з органами ДПС в електронному вигляді, подати заяву  про бажання отримувати документи через Електронний кабінет (https://cabinet.tax.gov.ua).