Підпунктом 14.1.139 п. 14.1 ст. 14 розд. I Кодексу визначено, що особою для цілей розд. V Кодексу є:
а) юридична особа, створена відповідно до закону у будь-якій організаційно-правовій формі, у т.ч. з іноземними інвестиціями;
б) фізична особа – підприємець;
в) юридична особа, фізична особа, фізична особа - підприємець, яка ввозить товари на митну територію України;
г) постійне представництво (нерезидента);
ґ) інвестор (оператор) відповідно до угоди про розподіл продукції, на якого покладено ведення податкового обліку з податку на додану вартість за угодою про розподіл продукції.
Згідно із п.4 ст. 64 Господарського кодексу України від 16 січня 2003 року N 436-IV, із змінами та доповненнями, підприємство (юридична особа) має право створювати філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, погоджуючи питання про розміщення таких підрозділів підприємства з відповідними органами місцевого самоврядування в установленому законодавством порядку. Такі відокремлені підрозділи не мають статусу юридичної особи і діють на основі положення про них, затвердженого підприємством. Підприємства можуть відкривати рахунки в установах банків через свої відокремлені підрозділи відповідно до закону.
Згідно із ст. 95 Цивільного кодексу України від 16 січня 2003 року N 435-IV, із змінами та доповненнями, філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій (в тому числі провадить господарську діяльність), а представництвом – відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює представництво і захист інтересів юридичної особи (тобто здійснює представницькі функції). Філії та представництва не є юридичними особами. Вони наділяються майном юридичної особи, що їх створила, і діють на підставі затвердженого нею положення. Керівники філій та представництв призначаються юридичною особою і діють на підставі виданої нею довіреності.
Враховуючи викладене, філія та представництво юридичної особи не можуть бути зареєстровані як платники ПДВ, оскільки не підпадають під визначення особи платника ПДВ.
Юридична особа, що має філіали та інші структурні підрозділи та зареєстрована платником ПДВ, при визначенні податкових зобов’язань та податкового кредиту звітного періоду, згідно вимог розділу V Кодексу, враховує обсяги операцій в цілому по підприємству, з урахуванням всіх складових організаційної структури підприємства.
Відповідно до абз. 2 пункту 1 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 31.12.2015 №1307, якщо не зареєстровані платниками податку на додану вартість філії та інші структурні підрозділи платника податку самостійно здійснюють постачання товарів/послуг та проводять розрахунки з постачальниками/споживачами, то зареєстрований платник податку, до складу якого входять такі структурні підрозділи, може делегувати філії або структурному підрозділу право складання податкових накладних. Для цього платник податку повинен кожній філії та кожному структурному підрозділу присвоїти окремий цифровий номер, про що має письмово повідомити контролюючий орган за місцем його реєстрації як платника податку на додану вартість.
Філії не є окремими платниками ПДВ, оскільки не вважаються особою для цілей розділу V Кодексу (п.п. 14.1.139 Кодексу).
Юридична особа – платник ПДВ, до складу якої входять філії, яким делеговано право виписки податкових накладних, фактично є єдиним платником та має визначати першу подію за якою виникають податкові зобов’язання (п. 187.1 ст. 187 Кодексу) по всіх операціях платника ПДВ, з урахуванням всіх філій та інших структурних підрозділів. Відповідальність за несвоєчасне визначення податкових зобов’язань, передбачена кодексом, також несе юридична особа-платник податку.
З метою конкретизації процедури делегування філіям або структурним підрозділам права складання податкових накладних, юридична особа – платник ПДВ, може оговорити конкретні моменти у Положеннях про філії або інших внутрішніх документах підприємства.